Kontingente pro Abiturient festlegen
Die meisten Abibälle haben eine begrenzte Platzzahl. Lege zuerst fest, wie viele Karten jede Abiturientin und jeder Abiturient für Familie und Freunde kaufen darf, und öffne erst danach ein freies Kontingent für Restkarten.
Kommuniziere die Regel frühzeitig im Jahrgang. Klare Kontingente verhindern Streit, wenn die Location ausverkauft ist.
Ticketkategorien für Ball und Aftershow
Typische Kategorien sind Ballkarte mit Essen, Ballkarte ohne Essen, Karte für die Aftershow-Party und ermäßigte Karten für Kinder. Mit Tickean legst du mehrere Ticketkategorien in einem Event an.
So weiß das Catering vorab, wie viele Menüs gebraucht werden, und du kannst die Aftershow-Party separat steuern, falls dort auch Gäste ohne Ballkarte willkommen sind.
Jugendschutz bei der Aftershow-Party
Auf einem Abiball sind oft auch jüngere Geschwister und Freunde. Bei öffentlichen Tanzveranstaltungen dürfen Jugendliche unter 16 Jahren nach § 5 JuSchG nur mit einer personensorgeberechtigten oder erziehungsbeauftragten Person anwesend sein; Jugendliche ab 16 ohne Begleitung längstens bis 24 Uhr.
Lege für die Aftershow-Party deshalb eine klare Altersregel fest und plane Ausweiskontrollen am Einlass ein. Sprich die Regeln mit Location und Sicherheitsdienst ab.
Geld, Musik und Transparenz
Online-Verkauf macht für das ganze Komitee sichtbar, wie viele Karten verkauft sind und wie viel Geld eingegangen ist. Bei Tickean zahlt ihr als Veranstalter 0 %; Käufer zahlen eine Servicegebühr, die im angezeigten Endpreis enthalten ist. Die Auszahlung läuft schnell über den Zahlungsanbieter, sodass ihr Anzahlungen für Location und DJ leisten könnt.
Wenn der Abiball oder die Aftershow-Party öffentlich beworben wird, meldet ihr die Musiknutzung vor der Veranstaltung bei der GEMA an. Klärt mit der Location, ob sie das übernimmt.
Einlass am Ballabend
Am Abend kommen viele Gäste gleichzeitig, oft schick angezogen und mit wenig Geduld für Listen. QR-Tickets per WhatsApp und E-Mail lösen das: Ein Scan mit dem Smartphone, und der Gast ist drin.
Plant mindestens zwei Scan-Stationen und eine Person für Rückfragen. Die Live-Zählung zeigt, wie viele Gäste schon da sind, und hilft beim Zeitpunkt für Reden und Programm.