Die Basics: Parteien, Termin, Gage
1. Vertragsparteien mit vollständigem Namen und Anschrift, bei Agenturen auch die Agentur.
2. Event, Datum, Location und Adresse.
3. Gage in Euro und ob sie netto oder brutto inklusive Umsatzsteuer gemeint ist.
4. Zahlungsweise und Fälligkeit, etwa Anzahlung bei Vertragsschluss und Rest nach dem Auftritt.
5. Was zusätzlich übernommen wird: Anreise, Hotel, Verpflegung, Getränke, Gästeliste-Plätze.
Set-Zeiten und Technik-Rider
Lege Ankunftszeit, Soundcheck, Beginn und Ende des Sets fest. Bei mehreren DJs gehört der Timetable mit Übergaben in den Vertrag.
Der Technik-Rider beschreibt, was der DJ braucht und was du stellst: Player und Mixer mit Modellbezeichnung, Monitorboxen, Stromanschlüsse, Tisch- oder Pulthöhe. Vereinbare, bis wann der Rider verbindlich vorliegen muss, und prüfe ihn mit deiner Location oder deinem Technikdienstleister.
Ausfall, Verspätung und Absage
Regle beide Richtungen. Wenn der DJ absagt: Bis wann muss er Bescheid geben, stellt er einen gleichwertigen Ersatz, und was passiert mit der Anzahlung? Wenn du das Event absagst: Welcher Teil der Gage ist bis zu welchem Zeitpunkt fällig?
Ergänze eine Regel für Fälle, die niemand zu verantworten hat, etwa behördliche Absagen oder Unwetter bei Open Airs. Je klarer die Fristen formuliert sind, desto schneller einigt ihr euch im Ernstfall.
GEMA, Aufnahmen und Werbung
Die GEMA-Anmeldung einer öffentlichen Veranstaltung ist Aufgabe des Veranstalters. Halte im Vertrag fest, dass der DJ dir bei Bedarf eine Setlist liefert, damit du Meldepflichten erfüllen kannst. Bei Livemusik verlangt die GEMA die Setlist spätestens sechs Wochen nach dem Auftritt.
Vereinbare außerdem, ob du Namen, Fotos und Logos des DJs für Werbung nutzen darfst und ob Mitschnitte oder Livestreams erlaubt sind.
Künstlersozialabgabe und Steuern
Unternehmen, deren wesentlicher Zweck darin liegt, für Aufführungen oder Darbietungen künstlerischer Werke zu sorgen, sind nach § 24 Abs. 1 KSVG zur Künstlersozialabgabe verpflichtet. Andere Unternehmen können nach § 24 Abs. 2 KSVG abgabepflichtig sein, wenn sie mehr als drei Veranstaltungen im Jahr durchführen und die Entgelte an selbständige Künstler 1.000 Euro im Jahr übersteigen. Der Abgabesatz beträgt 2026 laut Verordnung 4,9 % der gezahlten Entgelte.
Buchst du einen DJ ohne Wohnsitz in Deutschland, kann ein Steuerabzug nach § 50a EStG fällig werden, den du als Veranstalter einbehältst und abführst. Kläre beides vor Vertragsschluss mit deiner Steuerberatung und plane die Beträge in deinen Ticketpreis ein.