Wann eine Veranstaltung GEMA-pflichtig ist
Für eine private Party brauchst du laut GEMA keine Lizenz. Anders ist es bei öffentlichen Veranstaltungen. Öffentlich sind sie in der Regel, wenn auch Menschen kommen können, die keine persönliche Beziehung zum Veranstalter haben. Flyer, Plakate, Online-Werbung und Eintrittskarten sprechen laut GEMA für eine öffentliche Veranstaltung, persönliche Einladungen für eine private Feier.
Wer Tickets öffentlich verkauft, sollte also davon ausgehen, dass die Party oder das Konzert angemeldet werden muss. Auch wenn du nur GEMA-freie Musik spielen willst, musst du die Veranstaltung anmelden und eine Setlist einreichen. Der Grund ist die sogenannte GEMA-Vermutung: Die GEMA geht davon aus, dass ihr Repertoire genutzt wird, bis du das Gegenteil belegst.
Fristen: vor dem Event anmelden, Setlist danach
Eine feste Anmeldefrist gibt es laut GEMA in der Regel nicht. Entscheidend ist, dass du die Veranstaltung anmeldest, bevor sie stattfindet. Die GEMA empfiehlt: je früher, desto besser. Bist du Mitglied eines Verbands mit Gesamt- oder Pauschalvertrag, kann dort eine konkrete Zahl an Tagen vorgeschrieben sein.
Bei Livemusik kommt eine zweite Frist dazu: die Setlist. Für Konzerte, Festivals und Veranstaltungen mit Livemusik verlangt die GEMA sie spätestens sechs Wochen nach dem Auftritt. Bei Konzerten der Unterhaltungsmusik im Tarif U-K gilt eine kürzere Frist von 21 Arbeitstagen. Kommt die Setlist zu spät, berechnet die GEMA 10 % der Vergütung zusätzlich. Du kannst die Meldung im Onlineportal an Bands oder Künstler delegieren.
Rechenbeispiel: was eine vergessene Anmeldung kostet
Angenommen, der reguläre GEMA-Tarif für deine Party liegt bei 400,00 € (Beispielwert, den echten Betrag ermittelst du im Preisrechner der GEMA).
Meldest du nicht an und die GEMA stellt die Musiknutzung fest, wird eine Nachzahlung fällig, plus zusätzliche Kosten. Nach Angaben der IHK Hannover liegt dieser Kontrollkostenzuschlag im Regelfall bei 100 % des Regeltarifs. Aus 400,00 € würden dann 800,00 €.
Bei einem Konzert mit Livemusik kann eine verspätete Setlist weitere 10 % kosten, im Beispiel 40,00 €. Rechne die GEMA-Kosten deshalb von Anfang an in deinen Ticketpreis ein: Bei 200 Tickets sind 400,00 € genau 2,00 € pro Ticket.
Checkliste für deine GEMA-Anmeldung
1. Prüfe, ob dein Event öffentlich ist. Öffentlicher Ticketverkauf ist ein starkes Indiz.
2. Ermittle den Preis im GEMA-Onlineportal, sobald Location, Raumgröße und Eintrittspreis feststehen.
3. Melde die Veranstaltung an, bevor sie stattfindet, am besten direkt nach dem Start des Vorverkaufs.
4. Kläre mit der Location, wer anmeldet. Manche Clubs haben eigene Verträge.
5. Sammle bei Livemusik die Setlists der Acts oder delegiere die Meldung über das Portal.
6. Trag dir die Setlist-Frist in den Kalender: sechs Wochen nach dem Auftritt, bei Konzerten im Tarif U-K 21 Arbeitstage.