Angebot für Firmen bauen
Firmen suchen ein Gesamtpaket: Programm, Essen, Getränke und einen klaren Preis pro Person. Lege dafür eigene Ticketkategorien an, etwa Ticket mit Menü, Ticket mit Getränkepaket oder Tischpaket für eine feste Personenzahl.
Beschreibe genau, was im Preis enthalten ist. Eine verständliche Leistungsbeschreibung hilft der Person, die intern die Feier organisiert, das Budget freizugeben.
Die 110-Euro-Grenze für Betriebsveranstaltungen
Für Firmen spielt § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG eine wichtige Rolle: Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen bleiben bis 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer steuerfrei, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Das gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr.
In die Grenze zählen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Für dich als Veranstalter heißt das: Ein klarer Bruttopreis pro Person macht Firmen die Entscheidung leichter. Die steuerliche Bewertung bleibt Sache der Firma und ihrer Steuerberatung.
Firmenkontingente und Gruppenbuchungen
Größere Firmen buchen oft mehrere Tische auf einmal, wissen aber erst spät, wer genau kommt. Biete deshalb Kontingente an, die eine Firma kauft und deren Tickets sie intern verteilt.
Jeder Gast bekommt ein eigenes QR-Ticket per WhatsApp oder E-Mail. So muss am Einlass niemand Listen abgleichen, und die Firma sieht, dass alle ihre Plätze genutzt wurden. Kläre vorab, wie du Rechnungen für Gruppenbuchungen ausstellst, denn Firmen brauchen einen Beleg für ihre Buchhaltung.
Zeitplan für die Saison
Firmen planen Weihnachtsfeiern früh. Starte dein Angebot deshalb bereits im Spätsommer oder Frühherbst und sprich Firmenkunden aus dem Vorjahr direkt an, sofern sie eingewilligt haben.
Die beliebtesten Termine sind die Freitage und Samstage im Dezember. Biete auch Termine unter der Woche an, oft mit attraktiveren Konditionen, um deine Location besser auszulasten.
Musik, Einlass und Ablauf
Öffentlich beworbene Weihnachtsfeiern mit Musik meldest du vor der Veranstaltung bei der GEMA an. Kläre mit der Location, ob sie eigene Verträge hat.
Am Abend scannt dein Team die QR-Tickets mit dem Smartphone. Die Live-Zählung zeigt, wie viele Gäste jeder Firma schon da sind, und erleichtert Begrüßung und Platzierung.