Früh mit den Behörden sprechen
Erster Ansprechpartner ist in der Regel das Ordnungsamt deiner Stadt oder Gemeinde. Dort erfährst du, welche Genehmigungen für dein Gelände nötig sind, zum Beispiel für die Nutzung öffentlicher Flächen, für Aufbauten, für Ausschank und für Lärm in den Abendstunden.
Plane mehrere Monate Vorlauf ein und bring eine kurze Beschreibung mit: Datum, Uhrzeiten, erwartete Besucherzahl, Gelände, Bühne und Ausschank. Je konkreter dein Plan, desto schneller bekommst du verbindliche Antworten.
Wann die Versammlungsstättenverordnung greift
Nach der Muster-Versammlungsstättenverordnung der Bauministerkonferenz, die die Länder in eigenes Recht übernommen haben, gelten die Vorschriften auch für Versammlungsstätten im Freien mit Szenenflächen für insgesamt mehr als 1.000 Besucher, sofern keine fliegenden Bauten genutzt werden.
Ab mehr als 5.000 Besucherplätzen ist ein Sicherheitskonzept im Einvernehmen mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten vorgeschrieben (zum Beispiel § 43 VStättV in Bayern). Auch darunter kann die Behörde ein Konzept verlangen, wenn die Art der Veranstaltung es erfordert.
Ausschank und Gastronomie
Wer auf dem Gelände Getränke ausschenkt, braucht eine passende Erlaubnis. Für einen vorübergehenden Ausschank aus besonderem Anlass sieht § 12 GastG eine Gestattung vor; einige Länder haben eigene Gaststättengesetze.
Kläre früh, ob du selbst ausschenkst oder einen Gastronomiepartner mit Konzession beauftragst. Das beeinflusst Genehmigung, Personal und deine Kalkulation.
Wetter, Absage und Kommunikation
Bei Open Airs ist das Wetter dein größtes Risiko. Lege vorab fest, ab welchen Bedingungen du unterbrichst oder absagst, und wer die Entscheidung trifft.
Für Tickets mit festem Termin besteht in der Regel kein Widerrufsrecht. Bei einer Absage kannst du die Leistung aber nicht erbringen, und Gäste haben in der Regel Anspruch auf ihr Geld. Schreib deine Regeln für Verschiebung und Absage klar in Event-Beschreibung und AGB.
Vorverkauf und Einlass
Starte den Vorverkauf, sobald die Kapazität genehmigt ist. Biete Early-Bird-Tickets an, um früh Planungssicherheit zu bekommen, und melde die Veranstaltung vor dem Termin bei der GEMA an.
Am Eingang scannt dein Team QR-Tickets mit dem Smartphone, mehrere Geräte parallel. Die Live-Zählung hilft, die genehmigte Kapazität einzuhalten, gerade wenn Gäste das Gelände verlassen und wiederkommen.