Termin rund um die Wiesn wählen
Die Wiesn in München läuft jedes Jahr von September bis Anfang Oktober. Viele Gäste haben in diesen Wochen ohnehin Lust auf Tracht und Festzeltstimmung. Lege deine Party deshalb in diesen Zeitraum, aber prüfe, welche anderen Oktoberfest-Partys in deiner Region am selben Wochenende stattfinden.
Starte den Vorverkauf früh, damit Freundeskreise und Firmen ihre Gruppe planen können. Gruppen entscheiden langsamer als Einzelgäste.
Tischreservierung als Ticketkategorie
Biete neben Einzeltickets Tischpakete an, zum Beispiel einen Tisch für eine feste Personenzahl. Leg jede Variante als eigene Ticketkategorie an: Einzelticket, Tisch, VIP-Bereich.
So weißt du vorab, wie viele Tische vergeben sind, und kannst Bestuhlung und Personal planen. Jeder Gast am Tisch bekommt sein eigenes QR-Ticket per WhatsApp; damit muss niemand am Einlass auf den Gruppenleiter warten.
Ausschank, Musik und Steuer
Für einen vorübergehenden Ausschank aus besonderem Anlass kann nach § 12 GastG eine Gestattung erteilt werden, in Ländern mit eigenem Gaststättengesetz gelten eigene Regeln. Frag beim Ordnungsamt nach, welche Erlaubnis du brauchst, falls die Location keine eigene Konzession hat.
Meldest du eine öffentliche Party mit Musik an, gehört die GEMA-Anmeldung vor der Veranstaltung dazu. Steuerlich läuft eine Party, bei der Feiern und Tanzen im Vordergrund stehen, in der Regel mit 19 % Umsatzsteuer; nur wenn ein Konzert den eigentlichen Zweck bildet, kommt der ermäßigte Satz in Betracht.
Einlass bei Tracht und Andrang
Bei Oktoberfest-Partys kommen viele Gäste gleichzeitig, oft direkt zum Einlassbeginn. Plane mehrere Scan-Stationen, mit Tickean scannen mehrere Smartphones parallel.
Die Live-Zählung zeigt dir, wie voll es ist, und hilft, die genehmigte Kapazität einzuhalten. Ein separater Eingang für Tischreservierungen entlastet die Hauptschlange.
Checkliste für deine Wiesn-Party
1. Termin festlegen und regionale Konkurrenz prüfen.
2. Ticketkategorien anlegen: Einzelticket, Tisch, VIP.
3. Ausschank und Erlaubnisse mit Location und Ordnungsamt klären.
4. GEMA-Anmeldung vor der Party erledigen.
5. Gesamtpreis inklusive Servicegebühr in jeder Werbung nennen.
6. Einlass mit mehreren Scan-Stationen und eigenem Eingang für Tische planen.